Original URL: https://legal.fronteo.com/fllp/edrm
EDRM 이란 무엇일까요?
한국에 기반을 둔 기업이라도 미국에서의 소송과 관련 없는 것은 아닙니다. 기업의 법무 담당자가 미국 소송에 연관되었을 때 중요한 것이 ‘디스커버리(Discovery)’라고 하는 프로세스입니다. 그중에서도 전자 데이터를 대상으로 한 ‘이디스커버리(E-Discovery)’를 진행할 때 EDRM 단계를 따릅니다. 이 기사에서는 ‘이디스커버리(E-Discovery)’의 설명을 포함하여 EDRM의 프로세스에 대하여 알려드리겠습니다.
'EDRM’이란?
먼저 미국 소송에 대해 간략하게 설명하겠습니다. 미국 소송에서는 공판 전에 당사자끼리 토론하는 단계를 거칩니다. 이때 행해지는 것이 미국 소송의 큰 특징인 ‘디스커버리’라는 증거 공개 절차로, 특히 전자 데이터를 대상으로 한 것은 ‘E-Discovery(이디스커버리)’라고 부릅니다. IT 데이터가 만연한 현재 이디스커버리가 차지하는 비율은 매우 커지고 있습니다.
미국에서의 소송은 디스커버리에 의해 대부분 사건이 공판 전에 종결됩니다. 그 대부분을 차지하는 이디스커버리는 소송의 행방을 좌우하는 중요한 절차입니다. 이디스커버리를 실시할 때는 ‘EDRM’과정을 준수합니다. EDRM 이란 Electronic Discovery Reference Model의 약자로 이디스커버리 수행 표준 절차를 의미하며, 세계 표준의 업무 프로세스입니다.
이디스커버리의 대상이 되는 전자 데이터는 메일 뿐만 아니라, 데이터베이스나 사내 어플리케이션, 웹 사이트의 컨텐츠 등 모든 전자 정보로부터 얻어지는 데이터가 포함됩니다. 덧붙여 제출하는 데이터의 범위나 그 형식은 당사자 간(또는 그 대리인 변호사 간)에 정해 합의합니다.
방대한 데이터에서 공개해야 할 데이터를 찾는 데는 작업 시간이나 비용이 들고, 실수로 지우거나 공개하지 않았을 경우 고의적인 정보 누락을 의심하게 됩니다. 디스커버리에서 전자 데이터의 취급을 합리적으로 실시하기 위해 책정되어 온 역사를 가진 EDRM은 세계의 사법 관계자의 공통 언어와 같으며, 이 프로세스에 따른 대응을 취하는 것이 소송 해결에 빠른 방법이 될 것입니다.
EDRM 프로세스 및 작업 내용
EDRM은 6 단계, 총 9개 항목으로 구성되어 있습니다.
- 정보 거버넌스(Information Governance)
첫 번째 단계는 ‘정보 거버넌스(Information Governance)’, 즉 전자 정보의 적절한 통제입니다. 기업에 따라서는, 이메일이나 각종 문서, 컨텐츠의 아카이브를 일원적으로 관리하지 않고, 개인별로 흩어져 관리하고 있는 케이스도 볼 수 있습니다.
현재, 어떻게 데이터가 취급되고 있는지를 명확히 하고, 그것을 어떻게 분류하는지 정책을 제정해 올바르게 관리하는 것이 바람직합니다. 적절한 데이터 관리는 미국 소송에서 이디스커버리 대책뿐만 아니라 기업의 컴플라이언스 등을 효과적으로 확실하게 실현하는 첫걸음이기도 합니다.
이디스커버리의 대상이 되는 데이터의 위치를 특정하는 단계입니다. 공개해야 할 데이터는 소송에 따라 다르지만, 대상이 될 수 있는 데이터는 대개 엄청난 양이며, 소송에서 공개되는 정보의 범위와 어디에 무엇이 저장되는지 알아내는 것에서 시작해야 합니다. 이후의 중요한 단계인 ‘Preservation’을 신속하게 시작하기 위해서도 가능한 한 빠른 단계에서 소송과 관련될 가능성이 있는 데이터의 범위를 법무 담당자나 담당 변호사, 소송 당사자, IT 관리자 등과 함께 설정합니다.
세 번째 단계에는 두 가지 항목이 있으며, 하나는 ‘보전(Preservation)’입니다. 소송이 발생하는 것으로 밝혀진 시점 또는 발생이 예측할 수 있는 시점 이후, 관련 데이터는 보전되어야 합니다. 지정된 데이터가 부적절하게 변조되거나 파기되거나 삭제되지 않도록 보호합니다.
실제로 일본의 모 제약 회사가 미국 소송에서 이디스커버리에서 요구된 정보를 파기하여 증거 인멸을 의심받아 약 6200억 엔이라는 거액의 배상금을 청구 받았습니다. 이러한 돌이킬 수 없는 사태를 초래하지 않기 위해서도, 관련 데이터의 신속한 보전, 이를 위한 전단계인 식별, 나아가서는 상시적인 정보 거버넌스가 필수라고 할 수 있습니다.
전자 데이터의 경우 일반적으로 수집하면 동시에 보전된 상태가 됩니다. 사내 파일 서버 뿐만 아니라 직원이 사용하는 PC나 스마트폰에만 저장되는 데이터나 컨텐츠도 있을 수 있으므로 이러한 정보의 보전과 수집은 조기에 넓은 범위에서 실시해야 합니다.
‘처리(Processing)’에서는 전 단계에서 보전, 수집한 방대한 데이터로부터, 가능성이 있는 필요한 데이터를 선택해 나누어 데이터의 전체 볼륨을 줄입니다. 구체적으로 예를 들어, 소송과 분명히 관련이 없는 프로그램 파일 등을 제외하거나 메일 서버의 중복 파일을 삭제합니다. 여기서 사용하는 노하우가 디스커버리 전체의 결과와 비용을 좌우하기 때문에, 이디스커버리 작업 중에서도 가장 중요한 공정의 하나라고 할 수 있습니다.
처리를 마친 데이터에 대하여 소송과 관련된 키워드를 기반으로 고급 키워드 검색을 수행, 대상 데이터를 식별하고 추출하는 작업입니다. 이때, 자료 데이터가 한글이면 한글 문자 코드에 대응할 수 있는 정밀도가 높은 검색 기술을 이용하여 적절한 데이터를 추출함으로써, 발견의 비용을 대폭 삭감 수 있습니다. 이 분석 작업으로 얻은 데이터는 다음 공정인 사람의 손에 의한 ‘리뷰’로 옮깁니다.
처리단계에서 보다 나누어져 분석으로 추출된 데이터를 열어야 할 데이터와 그렇지 않은 데이터로 선별해 가는 작업이 ‘리뷰(Review)’입니다. 여기서 전문가들의 육안으로 데이터를 분류하고 최종적으로 변호사가 증거로 제출하는 데이터를 특정해 나갑니다. 인력과 비용이 소모되기 때문에 상당한 작업 비용을 추정해야 하며, 종종 이디스커버리에 드는 비용의 대다수를 차지하기도 합니다. 영어로 번역 대응이 필요한 경우에는 이 단계에서 대응합니다.
다섯 번째 단계는 ‘프로덕션(Production)’입니다. 공개 대상으로 확정한 데이터를 사양에 따라 적절한 형식으로 변환, 가공합니다.
마지막 단계는 ‘제출(Presentation)’입니다. 공청회나 공판 등의 장소에 자사의 입장이나 주장을 납득 받기 위한 뒷받침의 자료를 제출합니다.
자체적인 EDRM 대응의 어려움
EDRM 단계 중 보전, 수집까지는 IT 관리자나 정보 시스템의 담당자에 의해 담당 변호사와 함께 실시하는 것도 기술적으로는 가능하며, 실제로 그러한 대응을 하는 경우도 있습니다. 다만, 소송의 내용에 따라 조건이나 상황은 천차만별이며, 소송에 적절히 조기에 대응하기 위해서도 초기 공정에서 이디스커버리 서비스를 제공하는 벤더에게 상담하고 의뢰하는 것이 나중에 생길 수 있는 문제를 줄일 수 있습니다.
- 전문 지식, 기술 및 노하우를 가진 공급 업체에게 요청
공개 대상이 되는 데이터는 메일 뿐만 아니라 메시지나 온라인 문서, 컨텐츠 등 범위는 넓고 양이 방대합니다. EDRM은 대상 데이터의 보전, 수집 뿐만 아니라, 열어야 할 데이터인지 판단하는 것도 중요한 프로세스입니다. 전문적인 지식, 기술력을 가진 벤더에의 의뢰가 현실적입니다.
이디스커버리 서비스 회사의 선택 방법
이디스커버리 서비스를 맡길 수 있는 신뢰할 수 있는 서비스 벤더를 찾는 방법을 소개합니다.
- Point1. 이디스커버리 영역의 지식과 커버 범위
국내외를 불문하고, 어떤 기업의 어떤 사안을 다루었는지 확인합니다. 다룬 실적 수가 그대로 노하우가 되어, 저비용의 고품질 지원으로 연결됩니다.
이디스커버리는 미국의 제도이기 때문에 미국에서 실적이 있는 벤더가 유리한 것이라고 생각할지도 모르지만, 오히려 한국 조직이나 기업의 관습, 업무 성향 등에 대해서 충분히 이해가 있는 벤더가 서비스 진행에 있어서 더욱 원활합니다.
- Point3. AI(인공지능)를 포함한 기술의 적용
이디스커버리에서 가장 작업 시간과 비용이 많이 드는 것은 데이터를 탐색하는 과정입니다. 소송과 연관될 가능성이 있는 문서를 특정해 주는 소프트웨어를 이용하거나, 검색이나 추출을 고속으로 정확하게 실시할 수 있는 AI 등을 구사하는 것으로, 과거에는 수백 명으로 몇 주간 걸리던 작업을 압도적으로 효율화 할 수 있어, 비용도 대폭 삭감할 수 있습니다.
이디스커버리에서는 번역이 필요한 경우가 많습니다. 번역 회사가 프리랜서 등에 위탁할 경우 보안 체제에 미비가 있을 때 정보 유출의 위험이 있을 수 있습니다. 때문에, 데이터 보호 시스템을 확인해야 합니다. 또, 국외로의 데이터 유출을 피하기 위해서도 국내에 데이터를 보관하여 서비스를 진행할 수 있는 벤더인지 확인해 봅니다.
한국과 미국 사이에는 시차가 있습니다. 메일을 보내도 답장은 12시간 후에 받을 수 있으며, 전화도 연결되지 않는 서비스 벤더에게 세밀한 대응은 기대할 수 없습니다. 글로벌 대응이 가능한지, 즉각적인 서비스가 제공되고 있는지도 중요한 판단 기준입니다.
EDRM 단계에 따른 이디스커버리 서비스라면 AI를 활용한 국제 소송 경험이 풍부한 'FRONTEO'
FRONTEO의 이디스커버리 지원 서비스는 세계 표준 프로세스인 EDRM의 모든 단계에 원스톱으로 대응합니다. 아시아의 이디스커버리 지원 기업의 선도주자로서 약 20년간의 대응으로 누적된 기술과 노하우를 가지고, 클라이언트 기업이 효율적으로 전자 증거를 수집, 추출, 열람해 변호사와 교환하는 솔루션을 제공합니다.
- AI(인공지능)를 활용한 효율적인 솔루션 제공
자사 개발한 AI(인공지능) 엔진 KIBIT를 이용한 솔루션으로, 상시 정보 거버넌스나 EDRM의 단계인 처리, 분석, 열람을 효율적으로 다룹니다. 특히, 이디스커버리의 비용의 대다수를 차지한다고 알려져 있는 리뷰 단계에서 위력을 발휘, 독자적인 알고리즘으로 효율화와 비용 절감을 대폭 실현하고 있습니다.
프론테오의 AI 엔진은 다양한 시스템과 특수 데이터에도 유연하게 대응합니다. 해외 툴로는 대응이 어려운 일본어나 한국어, 중국어 등으로 대표되는 멀티바이트 문자의 어려운 구분 위치의 특정, 한국 독자적인 특수한 문자 코드, 여러 메일의 동시 이용 등에 대응이 가능합니다. 또한 일본, 북미, 한국, 대만에 데이터센터를 설치하여 데이터를 국외로 반출하지 않고 보관할 수 있는 체제로 견고한 보안 대책도 마련하고 있습니다.
Original URL: https://legal.fronteo.com/fllp/edrm
EDRM 이란 무엇일까요?
한국에 기반을 둔 기업이라도 미국에서의 소송과 관련 없는 것은 아닙니다. 기업의 법무 담당자가 미국 소송에 연관되었을 때 중요한 것이 ‘디스커버리(Discovery)’라고 하는 프로세스입니다. 그중에서도 전자 데이터를 대상으로 한 ‘이디스커버리(E-Discovery)’를 진행할 때 EDRM 단계를 따릅니다. 이 기사에서는 ‘이디스커버리(E-Discovery)’의 설명을 포함하여 EDRM의 프로세스에 대하여 알려드리겠습니다.
'EDRM’이란?
먼저 미국 소송에 대해 간략하게 설명하겠습니다. 미국 소송에서는 공판 전에 당사자끼리 토론하는 단계를 거칩니다. 이때 행해지는 것이 미국 소송의 큰 특징인 ‘디스커버리’라는 증거 공개 절차로, 특히 전자 데이터를 대상으로 한 것은 ‘E-Discovery(이디스커버리)’라고 부릅니다. IT 데이터가 만연한 현재 이디스커버리가 차지하는 비율은 매우 커지고 있습니다.
미국에서의 소송은 디스커버리에 의해 대부분 사건이 공판 전에 종결됩니다. 그 대부분을 차지하는 이디스커버리는 소송의 행방을 좌우하는 중요한 절차입니다. 이디스커버리를 실시할 때는 ‘EDRM’과정을 준수합니다. EDRM 이란 Electronic Discovery Reference Model의 약자로 이디스커버리 수행 표준 절차를 의미하며, 세계 표준의 업무 프로세스입니다.
이디스커버리의 대상이 되는 전자 데이터는 메일 뿐만 아니라, 데이터베이스나 사내 어플리케이션, 웹 사이트의 컨텐츠 등 모든 전자 정보로부터 얻어지는 데이터가 포함됩니다. 덧붙여 제출하는 데이터의 범위나 그 형식은 당사자 간(또는 그 대리인 변호사 간)에 정해 합의합니다.
방대한 데이터에서 공개해야 할 데이터를 찾는 데는 작업 시간이나 비용이 들고, 실수로 지우거나 공개하지 않았을 경우 고의적인 정보 누락을 의심하게 됩니다. 디스커버리에서 전자 데이터의 취급을 합리적으로 실시하기 위해 책정되어 온 역사를 가진 EDRM은 세계의 사법 관계자의 공통 언어와 같으며, 이 프로세스에 따른 대응을 취하는 것이 소송 해결에 빠른 방법이 될 것입니다.
EDRM 프로세스 및 작업 내용
EDRM은 6 단계, 총 9개 항목으로 구성되어 있습니다.
첫 번째 단계는 ‘정보 거버넌스(Information Governance)’, 즉 전자 정보의 적절한 통제입니다. 기업에 따라서는, 이메일이나 각종 문서, 컨텐츠의 아카이브를 일원적으로 관리하지 않고, 개인별로 흩어져 관리하고 있는 케이스도 볼 수 있습니다.
현재, 어떻게 데이터가 취급되고 있는지를 명확히 하고, 그것을 어떻게 분류하는지 정책을 제정해 올바르게 관리하는 것이 바람직합니다. 적절한 데이터 관리는 미국 소송에서 이디스커버리 대책뿐만 아니라 기업의 컴플라이언스 등을 효과적으로 확실하게 실현하는 첫걸음이기도 합니다.
이디스커버리의 대상이 되는 데이터의 위치를 특정하는 단계입니다. 공개해야 할 데이터는 소송에 따라 다르지만, 대상이 될 수 있는 데이터는 대개 엄청난 양이며, 소송에서 공개되는 정보의 범위와 어디에 무엇이 저장되는지 알아내는 것에서 시작해야 합니다. 이후의 중요한 단계인 ‘Preservation’을 신속하게 시작하기 위해서도 가능한 한 빠른 단계에서 소송과 관련될 가능성이 있는 데이터의 범위를 법무 담당자나 담당 변호사, 소송 당사자, IT 관리자 등과 함께 설정합니다.
세 번째 단계에는 두 가지 항목이 있으며, 하나는 ‘보전(Preservation)’입니다. 소송이 발생하는 것으로 밝혀진 시점 또는 발생이 예측할 수 있는 시점 이후, 관련 데이터는 보전되어야 합니다. 지정된 데이터가 부적절하게 변조되거나 파기되거나 삭제되지 않도록 보호합니다.
실제로 일본의 모 제약 회사가 미국 소송에서 이디스커버리에서 요구된 정보를 파기하여 증거 인멸을 의심받아 약 6200억 엔이라는 거액의 배상금을 청구 받았습니다. 이러한 돌이킬 수 없는 사태를 초래하지 않기 위해서도, 관련 데이터의 신속한 보전, 이를 위한 전단계인 식별, 나아가서는 상시적인 정보 거버넌스가 필수라고 할 수 있습니다.
전자 데이터의 경우 일반적으로 수집하면 동시에 보전된 상태가 됩니다. 사내 파일 서버 뿐만 아니라 직원이 사용하는 PC나 스마트폰에만 저장되는 데이터나 컨텐츠도 있을 수 있으므로 이러한 정보의 보전과 수집은 조기에 넓은 범위에서 실시해야 합니다.
‘처리(Processing)’에서는 전 단계에서 보전, 수집한 방대한 데이터로부터, 가능성이 있는 필요한 데이터를 선택해 나누어 데이터의 전체 볼륨을 줄입니다. 구체적으로 예를 들어, 소송과 분명히 관련이 없는 프로그램 파일 등을 제외하거나 메일 서버의 중복 파일을 삭제합니다. 여기서 사용하는 노하우가 디스커버리 전체의 결과와 비용을 좌우하기 때문에, 이디스커버리 작업 중에서도 가장 중요한 공정의 하나라고 할 수 있습니다.
처리를 마친 데이터에 대하여 소송과 관련된 키워드를 기반으로 고급 키워드 검색을 수행, 대상 데이터를 식별하고 추출하는 작업입니다. 이때, 자료 데이터가 한글이면 한글 문자 코드에 대응할 수 있는 정밀도가 높은 검색 기술을 이용하여 적절한 데이터를 추출함으로써, 발견의 비용을 대폭 삭감 수 있습니다. 이 분석 작업으로 얻은 데이터는 다음 공정인 사람의 손에 의한 ‘리뷰’로 옮깁니다.
처리단계에서 보다 나누어져 분석으로 추출된 데이터를 열어야 할 데이터와 그렇지 않은 데이터로 선별해 가는 작업이 ‘리뷰(Review)’입니다. 여기서 전문가들의 육안으로 데이터를 분류하고 최종적으로 변호사가 증거로 제출하는 데이터를 특정해 나갑니다. 인력과 비용이 소모되기 때문에 상당한 작업 비용을 추정해야 하며, 종종 이디스커버리에 드는 비용의 대다수를 차지하기도 합니다. 영어로 번역 대응이 필요한 경우에는 이 단계에서 대응합니다.
다섯 번째 단계는 ‘프로덕션(Production)’입니다. 공개 대상으로 확정한 데이터를 사양에 따라 적절한 형식으로 변환, 가공합니다.
마지막 단계는 ‘제출(Presentation)’입니다. 공청회나 공판 등의 장소에 자사의 입장이나 주장을 납득 받기 위한 뒷받침의 자료를 제출합니다.
자체적인 EDRM 대응의 어려움
EDRM 단계 중 보전, 수집까지는 IT 관리자나 정보 시스템의 담당자에 의해 담당 변호사와 함께 실시하는 것도 기술적으로는 가능하며, 실제로 그러한 대응을 하는 경우도 있습니다. 다만, 소송의 내용에 따라 조건이나 상황은 천차만별이며, 소송에 적절히 조기에 대응하기 위해서도 초기 공정에서 이디스커버리 서비스를 제공하는 벤더에게 상담하고 의뢰하는 것이 나중에 생길 수 있는 문제를 줄일 수 있습니다.
공개 대상이 되는 데이터는 메일 뿐만 아니라 메시지나 온라인 문서, 컨텐츠 등 범위는 넓고 양이 방대합니다. EDRM은 대상 데이터의 보전, 수집 뿐만 아니라, 열어야 할 데이터인지 판단하는 것도 중요한 프로세스입니다. 전문적인 지식, 기술력을 가진 벤더에의 의뢰가 현실적입니다.
이디스커버리 서비스 회사의 선택 방법
이디스커버리 서비스를 맡길 수 있는 신뢰할 수 있는 서비스 벤더를 찾는 방법을 소개합니다.
국내외를 불문하고, 어떤 기업의 어떤 사안을 다루었는지 확인합니다. 다룬 실적 수가 그대로 노하우가 되어, 저비용의 고품질 지원으로 연결됩니다.
이디스커버리는 미국의 제도이기 때문에 미국에서 실적이 있는 벤더가 유리한 것이라고 생각할지도 모르지만, 오히려 한국 조직이나 기업의 관습, 업무 성향 등에 대해서 충분히 이해가 있는 벤더가 서비스 진행에 있어서 더욱 원활합니다.
이디스커버리에서 가장 작업 시간과 비용이 많이 드는 것은 데이터를 탐색하는 과정입니다. 소송과 연관될 가능성이 있는 문서를 특정해 주는 소프트웨어를 이용하거나, 검색이나 추출을 고속으로 정확하게 실시할 수 있는 AI 등을 구사하는 것으로, 과거에는 수백 명으로 몇 주간 걸리던 작업을 압도적으로 효율화 할 수 있어, 비용도 대폭 삭감할 수 있습니다.
이디스커버리에서는 번역이 필요한 경우가 많습니다. 번역 회사가 프리랜서 등에 위탁할 경우 보안 체제에 미비가 있을 때 정보 유출의 위험이 있을 수 있습니다. 때문에, 데이터 보호 시스템을 확인해야 합니다. 또, 국외로의 데이터 유출을 피하기 위해서도 국내에 데이터를 보관하여 서비스를 진행할 수 있는 벤더인지 확인해 봅니다.
한국과 미국 사이에는 시차가 있습니다. 메일을 보내도 답장은 12시간 후에 받을 수 있으며, 전화도 연결되지 않는 서비스 벤더에게 세밀한 대응은 기대할 수 없습니다. 글로벌 대응이 가능한지, 즉각적인 서비스가 제공되고 있는지도 중요한 판단 기준입니다.
EDRM 단계에 따른 이디스커버리 서비스라면 AI를 활용한 국제 소송 경험이 풍부한 'FRONTEO'
FRONTEO의 이디스커버리 지원 서비스는 세계 표준 프로세스인 EDRM의 모든 단계에 원스톱으로 대응합니다. 아시아의 이디스커버리 지원 기업의 선도주자로서 약 20년간의 대응으로 누적된 기술과 노하우를 가지고, 클라이언트 기업이 효율적으로 전자 증거를 수집, 추출, 열람해 변호사와 교환하는 솔루션을 제공합니다.
자사 개발한 AI(인공지능) 엔진 KIBIT를 이용한 솔루션으로, 상시 정보 거버넌스나 EDRM의 단계인 처리, 분석, 열람을 효율적으로 다룹니다. 특히, 이디스커버리의 비용의 대다수를 차지한다고 알려져 있는 리뷰 단계에서 위력을 발휘, 독자적인 알고리즘으로 효율화와 비용 절감을 대폭 실현하고 있습니다.
프론테오의 AI 엔진은 다양한 시스템과 특수 데이터에도 유연하게 대응합니다. 해외 툴로는 대응이 어려운 일본어나 한국어, 중국어 등으로 대표되는 멀티바이트 문자의 어려운 구분 위치의 특정, 한국 독자적인 특수한 문자 코드, 여러 메일의 동시 이용 등에 대응이 가능합니다. 또한 일본, 북미, 한국, 대만에 데이터센터를 설치하여 데이터를 국외로 반출하지 않고 보관할 수 있는 체제로 견고한 보안 대책도 마련하고 있습니다.