오늘은 이디스커버리 수행시 주의해야 할 점에 대해 알아보려고 합니다. 이디스커버리는 초기 대응이 특히 중요한데요. 많은 국내 기업들의 경우 이디스커버리 제도에 익숙지 않고 경험이 적어 초기 대응에 실패해 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 이디스커버리의 기본 절차와 대응 방법에 대해 소개해드립니다.
이디스커버리 Workflow
우선 이디스커버리에 대한 대략적인 개념을 잡기 위해서는 EDRM(Electronic Discovery Reference Model) 이라고 하는 이디스커버리 수행 표준 절차에 대한 이해가 필요합니다.
이디스커버리는 정보 관리에서부터 식별, 보존과 수집, 처리 및 검토, 분석의 과정, 법원 제출의 순서로 진행되는데요. 정보관리에서 시작해 법원 제출까지 진행되는 동안 자료의 볼륨은 줄고, 사건과의 관련성은 높아지게 됩니다. 위의 표에서 Collection 이전의 단계까지가 기업 담당자들의 역할이 중요한 부분인데요. 위에서 설명 드렸듯 굉장히 방대한 양의 자료가 연관되어 있는 절차로 초기 대응이 매우 중요합니다.
이디스커버리 초기, 담당자가 해야 할 일
소송이 발생할 가능성이 있다는 것을 인지했을 때 담당자가 가장 먼저 생각해야 할 것은 1) 증거보전조치(Litigation Hold) 와 2) 변호사의 선정 입니다.
증거보전조치(Litigation Hold)는 소송을 당했거나, 소송을 당할 것이라고 합리적으로 예측이 가능한 경우 대상이 되는 문서 및 데이터 전체에 대해 파기, 삭제, 변경 등이 이루어지지 않도록 하는 조치를 말합니다. '변경'에는 정보의 편집, 수정, 덮어쓰기 등이 모두 포함되며, 이에대한 수정 및 변경사항은 메타데이터 등을 통해 확인할 수 있으므로 절대 변경을 해서는 안됩니다. 증거로서 보전해야 할 정보의 범위 등에 대해서는 변호사와 상담한 후 결정하게 되는데, 변호사 선정에는 시간이 소요될 수 있으므로 우선은 관계가 있다고 생각되는 모든 부서 및 관계자에게 '문서 및 데이터의 파기, 삭제, 변경 금지'를 요구해야 합니다.
초기대응에 실패해 리티게이션 홀드 조치 이후 핵심 정보에 수정, 변경이 이뤄질 경우 재판에서 불리하게 적용될 수 있습니다. 의도적이지 않았다고 해도 자료 은폐 등 재판의 방해행위로 간주될 수 있으며, 불리한 증거를 숨겼다는 것이 밝혀지면 제재(sanction)를 받습니다. 소송의 규모나 내용에 따라 다르지만 막대한 배상금을 지불해야 할 수도 있습니다.
기업에서 자주 일어나는 사례로, 서버 내 파일이 일정기간 후에 자동으로 삭제되는 정보보안 시스템을 가진 회사의 경우, 리티게이션 홀드 조치가 IT부문에까지 전달되지 않아 데이터가 삭제되는 경우가 있습니다. 이러한 상황들은 의도되지 않았다고 하더라도 제재의 대상이 됩니다. 따라서 관련있는 구성원 모두에게 리테게이션 홀드 조치를 전달하는 것이 필요하며, 소송과 관련된 데이터를 원본에 대한 왜곡이나 훼손 없이 그대로 보존하는 것이 가장 중요합니다.
빠른 변호사 선임이 중요한 이유는 'attorney-client privilege'라는 비닉특권 때문입니다. 기업과 변호사 사이에서 일어난 일의 경우에는 때에 따라 증거 공개의 범위에서 배제될 수 있습니다. 예를 들어, 변호사에게 상담하지 않고 사내에서 당사자에게 확인한 정보는 불리한 정보라고 하더라도 그대로 증거 공개의 대상이 되지만, 변호사에게 확인해 비닉특권으로 인정받기 위한 조건에 부합하면 그 정보는 공개하지 않아도 됩니다. 이러한 중요성을 인지하지 못하고, 변호사의 참여 없이 사내에서 관련 회의의 횟수만 늘려간다면 증거 공개의 대상으로 자사에게 불리하게 작용할 정보들만 축적하게 됩니다. 따라서, 변호사를 빨리 선임하고 관련해 조언을 구하는 것이 중요합니다. 변호사는 소송 대리인으로 소송 전체에 큰 영향을 끼치는 만큼 국제소송 경험이 많은 로펌 및 변호사를 미리 알아두는 것도 도움이 됩니다.
이디스커버리 대응에 실패한다면?
이디스커버리의 의무를 성실하게 이행하지 않았을 경우 Federal Rule of Civil Procedure 37(e)에 의해 제재(sanction)을 받을 수 있는데요. 대표적인 경우만 간략하게 소개해드리겠습니다.
| Default judgement | 불복 당사자의 재판 참석 제한, 공석인 상태로 재판을 진행해 방어할 기회를 배제 혹은 제재 |
| Adverse inference instruction | 판사가 공식적으로 배심원들에게 '불리한 사실'을 추정하도록 지시 (원고측의 주장 인정) |
| Limiting of claims or defenses | 불복 당사자가 지정된 클레임이나 방어를지지하거나 반대하거나, 지정된 문제를 증거로 제출하는 것을 금지 |
| Monetary award | 발생한 변호사 비용을 포함한 소송 비용의 부과 |
이렇게 매우 불리한 제재를 받을 수 있는 만큼 주의깊게 대응해야 합니다. 우리에게 익숙한 글로벌 기업들도 과거에 디스커버리 명령 불이행으로 인해 제재를 받았던 사례를 어렵지 않게 찾아볼 수 있습니다.
과거 국내 기업들도 이디스커버리에 대한 대응 미숙으로 많은 과징금을 부과받은 사례가 있습니다. 코오롱-듀폰 소송이 대표적인데요. 디스커버리 제도에 대한 이해 부족으로 주요 증거를 보존하지 못했고 이를 빌미로 9억 1990만달러(약 1조원)의 영업비밀 침해 배상금과 징벌적 손해배상금 35만달러(약 3억 7천만원)을 받기도 했는데요. 추후 소송 진행 및 합의를 통해 배상 합의금의 액수를 2억7500만 달러(약 2860억원)까지 줄이긴 했으나, 형사 소송과 관련해 미국 검찰이 제기한 영업비밀 침해를 모의한 혐의에 대해 벌금 8500만 달러(약 910억원)을 냈고 절도·사법방해 혐의 등은 유죄 인정 합의를 통해 소송이 종결되기도 했습니다.
최근에 국내 대기업들의 경우는 소송 진행 경험도 많아졌고, 또 이디스커버리 전문컨설팅 업체와 로펌 등의 도움을 받아 이전보다 발빠르게, 그리고 올바르게 대응하고 있는데요. 대기업 뿐 아니라 중소기업, 중견기업의 해외진출도 활발하게 이뤄지고 있는 만큼 해외 진출을 앞둔 기업이나, 해외에서 사업을 진행중인 기업의 담당자들은 이디스커버리(eDiscovery) 초기 대응의 중요성을 생각하고 대비하고 있어야 합니다.
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이디스커버리 Workflow
우선 이디스커버리에 대한 대략적인 개념을 잡기 위해서는 EDRM(Electronic Discovery Reference Model) 이라고 하는 이디스커버리 수행 표준 절차에 대한 이해가 필요합니다.
이디스커버리는 정보 관리에서부터 식별, 보존과 수집, 처리 및 검토, 분석의 과정, 법원 제출의 순서로 진행되는데요. 정보관리에서 시작해 법원 제출까지 진행되는 동안 자료의 볼륨은 줄고, 사건과의 관련성은 높아지게 됩니다. 위의 표에서 Collection 이전의 단계까지가 기업 담당자들의 역할이 중요한 부분인데요. 위에서 설명 드렸듯 굉장히 방대한 양의 자료가 연관되어 있는 절차로 초기 대응이 매우 중요합니다.
이디스커버리 초기, 담당자가 해야 할 일
소송이 발생할 가능성이 있다는 것을 인지했을 때 담당자가 가장 먼저 생각해야 할 것은 1) 증거보전조치(Litigation Hold) 와 2) 변호사의 선정 입니다.
증거보전조치(Litigation Hold)는 소송을 당했거나, 소송을 당할 것이라고 합리적으로 예측이 가능한 경우 대상이 되는 문서 및 데이터 전체에 대해 파기, 삭제, 변경 등이 이루어지지 않도록 하는 조치를 말합니다. '변경'에는 정보의 편집, 수정, 덮어쓰기 등이 모두 포함되며, 이에대한 수정 및 변경사항은 메타데이터 등을 통해 확인할 수 있으므로 절대 변경을 해서는 안됩니다. 증거로서 보전해야 할 정보의 범위 등에 대해서는 변호사와 상담한 후 결정하게 되는데, 변호사 선정에는 시간이 소요될 수 있으므로 우선은 관계가 있다고 생각되는 모든 부서 및 관계자에게 '문서 및 데이터의 파기, 삭제, 변경 금지'를 요구해야 합니다.
초기대응에 실패해 리티게이션 홀드 조치 이후 핵심 정보에 수정, 변경이 이뤄질 경우 재판에서 불리하게 적용될 수 있습니다. 의도적이지 않았다고 해도 자료 은폐 등 재판의 방해행위로 간주될 수 있으며, 불리한 증거를 숨겼다는 것이 밝혀지면 제재(sanction)를 받습니다. 소송의 규모나 내용에 따라 다르지만 막대한 배상금을 지불해야 할 수도 있습니다.
기업에서 자주 일어나는 사례로, 서버 내 파일이 일정기간 후에 자동으로 삭제되는 정보보안 시스템을 가진 회사의 경우, 리티게이션 홀드 조치가 IT부문에까지 전달되지 않아 데이터가 삭제되는 경우가 있습니다. 이러한 상황들은 의도되지 않았다고 하더라도 제재의 대상이 됩니다. 따라서 관련있는 구성원 모두에게 리테게이션 홀드 조치를 전달하는 것이 필요하며, 소송과 관련된 데이터를 원본에 대한 왜곡이나 훼손 없이 그대로 보존하는 것이 가장 중요합니다.
빠른 변호사 선임이 중요한 이유는 'attorney-client privilege'라는 비닉특권 때문입니다. 기업과 변호사 사이에서 일어난 일의 경우에는 때에 따라 증거 공개의 범위에서 배제될 수 있습니다. 예를 들어, 변호사에게 상담하지 않고 사내에서 당사자에게 확인한 정보는 불리한 정보라고 하더라도 그대로 증거 공개의 대상이 되지만, 변호사에게 확인해 비닉특권으로 인정받기 위한 조건에 부합하면 그 정보는 공개하지 않아도 됩니다. 이러한 중요성을 인지하지 못하고, 변호사의 참여 없이 사내에서 관련 회의의 횟수만 늘려간다면 증거 공개의 대상으로 자사에게 불리하게 작용할 정보들만 축적하게 됩니다. 따라서, 변호사를 빨리 선임하고 관련해 조언을 구하는 것이 중요합니다. 변호사는 소송 대리인으로 소송 전체에 큰 영향을 끼치는 만큼 국제소송 경험이 많은 로펌 및 변호사를 미리 알아두는 것도 도움이 됩니다.
이디스커버리 대응에 실패한다면?
이디스커버리의 의무를 성실하게 이행하지 않았을 경우 Federal Rule of Civil Procedure 37(e)에 의해 제재(sanction)을 받을 수 있는데요. 대표적인 경우만 간략하게 소개해드리겠습니다.
이렇게 매우 불리한 제재를 받을 수 있는 만큼 주의깊게 대응해야 합니다. 우리에게 익숙한 글로벌 기업들도 과거에 디스커버리 명령 불이행으로 인해 제재를 받았던 사례를 어렵지 않게 찾아볼 수 있습니다.
과거 국내 기업들도 이디스커버리에 대한 대응 미숙으로 많은 과징금을 부과받은 사례가 있습니다. 코오롱-듀폰 소송이 대표적인데요. 디스커버리 제도에 대한 이해 부족으로 주요 증거를 보존하지 못했고 이를 빌미로 9억 1990만달러(약 1조원)의 영업비밀 침해 배상금과 징벌적 손해배상금 35만달러(약 3억 7천만원)을 받기도 했는데요. 추후 소송 진행 및 합의를 통해 배상 합의금의 액수를 2억7500만 달러(약 2860억원)까지 줄이긴 했으나, 형사 소송과 관련해 미국 검찰이 제기한 영업비밀 침해를 모의한 혐의에 대해 벌금 8500만 달러(약 910억원)을 냈고 절도·사법방해 혐의 등은 유죄 인정 합의를 통해 소송이 종결되기도 했습니다.
최근에 국내 대기업들의 경우는 소송 진행 경험도 많아졌고, 또 이디스커버리 전문컨설팅 업체와 로펌 등의 도움을 받아 이전보다 발빠르게, 그리고 올바르게 대응하고 있는데요. 대기업 뿐 아니라 중소기업, 중견기업의 해외진출도 활발하게 이뤄지고 있는 만큼 해외 진출을 앞둔 기업이나, 해외에서 사업을 진행중인 기업의 담당자들은 이디스커버리(eDiscovery) 초기 대응의 중요성을 생각하고 대비하고 있어야 합니다.
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